Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de este sitio web y de la operación de la clínica es:

• Razón social: BURBANO DENTAL STUDIO I.P.S. S.A.S.
• NIT: 901.957.131-2
• Domicilio: Cra. 17 #89-31, Edificio Gaia, Ofi 706, Bogotá, Colombia
• Teléfono / WhatsApp: +57 316 731 8237
• Correo electrónico: admin@burbanodentalstudio.com

2. Marco legal

Esta política se adopta en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Régimen General de Protección de Datos Personales), el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen. En materia de historia clínica aplican, además, la Ley 23 de 1981 y la Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud.

3. Datos que tratamos

En desarrollo de nuestra actividad como institución prestadora de servicios de salud oral (IPS), recolectamos y tratamos las siguientes categorías de datos personales:

• Datos de identificación y contacto: nombre, documento de identidad, fecha de nacimiento, teléfono, correo electrónico, dirección.
• Datos de salud (datos sensibles): historia clínica odontológica, antecedentes médicos, diagnósticos, tratamientos, radiografías, fotografías clínicas y demás información necesaria para la atención.
• Datos de facturación y pago necesarios para la relación comercial.
• Datos de navegación en el sitio web (cookies y analítica), conforme al aviso de cookies del sitio.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Prestar servicios de odontología: agendamiento de citas, valoración, diagnóstico, tratamiento y seguimiento clínico.
• Crear, custodiar y actualizar la historia clínica conforme a la normatividad vigente.
• Gestionar la facturación, la cartera y las obligaciones contables y tributarias.
• Contactar al paciente por teléfono, WhatsApp o correo electrónico para recordatorios de citas, indicaciones postoperatorias y seguimiento.
• Responder solicitudes de información y cotizaciones enviadas a través de los formularios del sitio web o de WhatsApp.
• Enviar información comercial sobre servicios, promociones y contenidos educativos, únicamente cuando el titular lo haya autorizado.
• Cumplir requerimientos de autoridades administrativas o judiciales y reportes obligatorios del sector salud.

5. Tratamiento de datos sensibles de salud

Los datos relativos a la salud son datos sensibles conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Su tratamiento se realiza con las siguientes garantías especiales:

• El titular no está obligado a autorizar su tratamiento, salvo en los casos previstos en la ley (por ejemplo, cuando el tratamiento es necesario para salvaguardar su interés vital).
• La autorización para el tratamiento de datos sensibles se solicita de manera expresa e informada, indicando cuáles de los datos solicitados son sensibles.
• Ninguna actividad estará condicionada a que el titular suministre datos sensibles que no sean necesarios para la atención en salud.
• La historia clínica es un documento privado sometido a reserva legal: solo puede ser conocida por el paciente, el equipo de salud tratante y las autoridades autorizadas por la ley (Resolución 1995 de 1999).
• Aplicamos medidas reforzadas de seguridad y acceso restringido a la información clínica.

6. Derechos del titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales frente al responsable del tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo las excepciones legales.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a tus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones al régimen de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida (la historia clínica tiene tiempos de retención obligatorios por ley).
• Acceder en forma gratuita a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. Procedimiento para ejercer tus derechos

Puedes presentar consultas, reclamos y solicitudes de actualización, rectificación, supresión o revocatoria de la autorización a través de los canales del área responsable indicada en la sección 8, escribiendo al correo admin@burbanodentalstudio.com o al WhatsApp +57 316 731 8237, o de forma presencial en la clínica.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Si no es posible atenderlas en ese término, se informará al interesado antes del vencimiento, indicando los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (art. 14, Ley 1581 de 2012).

Los reclamos deberán presentarse con la identificación del titular, la descripción de los hechos, la dirección de contacto y los documentos que se quieran hacer valer. Serán resueltos en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más previa comunicación al titular (art. 15, Ley 1581 de 2012).

8. Área responsable de la atención de solicitudes

El área administrativa de Burbano Dental Studio es la encargada de la atención de consultas, reclamos y solicitudes de los titulares de datos personales, a través de los canales de contacto indicados en la sección 1.

9. Autorización

La autorización para el tratamiento de datos se obtiene por medios que permiten su consulta posterior: formularios del sitio web (con casilla de aceptación), formatos físicos o digitales de admisión en la clínica, o conductas inequívocas del titular en los términos del Decreto 1377 de 2013. El titular puede solicitar copia de su autorización en cualquier momento.

10. Seguridad de la información

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, incluyendo control de acceso a la información clínica, deber de confidencialidad del personal y acuerdos de tratamiento con los encargados (por ejemplo, el software de gestión clínica).

11. Vigencia

Esta política rige a partir del 20 de agosto de 2026 y permanecerá vigente mientras la clínica desarrolle su objeto social. Los datos personales se conservarán mientras subsistan las finalidades del tratamiento y durante los términos de retención exigidos por la normatividad aplicable; en particular, la historia clínica se conserva por los plazos mínimos definidos en la Resolución 1995 de 1999 y las normas que la modifiquen.

Cualquier cambio sustancial en esta política será informado a los titulares a través de este sitio web antes de su implementación.